Google Drive, la fel ca și alte servicii similare, ne face viața mai ușoară deoarece ne pune la dispoziție un spațiu de stocare (15 GB gratuit) online. Astfel, atât noi cât și colaboratorii noștri, avem posibilitatea de a ne accesa fișierele de oriunde ne aflăm atâta timp cât suntem conectați la Internet. Vă prezentăm în cele ce urmează cinci funcții utile de care putem beneficia folosind Google Drive și aplicațiile sale adiacente (pentru Windows, Linux sau Android).
Lucru offline
Se întâmplă să nu putem fi tot timpul conectați la Internet. Asta nu e o mare problemă, din moment ce Google Drive are un mod offline care ne permite să creăm, să vizualizăm și să edităm documente. Este nevoie de browserul web Chrome pentru a putea activa funcția offline. Din setările contului nostru de Google Drive, pe tab-ul General, trebuie să avem grijă să fie bifată căsuța din dreptul „Sync Google Doc, Sheets, Slides, & Drawings files to this computer so that you can edit offline”. Dacă această căsuță este bifată, iar cât suntem offline lucrăm la documente doar din browserul Chrome, când revenim online documentele vor fi sincronizate automat.
Căutare de link-uri direct din document
În mod normal, atunci când vrem să introducem un link într-un document, trebuie să deschidem o pagină web, să copiem adresa URL, apoi, să adăugăm acea adresă URL textului selectat din document. Uneori, aceasta poate fi o muncă migăloasă și consumatoare de timp. În Google Docs (editor de documente pus la dispoziție de Google) este încorporată funcția Google Search care ne ajută să adăugăm link-uri mult mai ușor. Trebuie doar să selectăm fragmentul de text, apoi, de la Insert alegem link-ul. Se va deschide o casetă de dialog în care noi va trebui să scriem un cuvânt de căutare și ni se va da o listă de rezultate din care noi doar îl vom alege pe cel mai potrivit.
Evidență a modificărilor
Acesta este un aspect esențial, mai ales atunci când lucrăm în colaborare. Atunci lucrurile pot să o ia razna foarte ușor dacă nu se mai știe cine ce a făcut și când. Google Drive ne dă posibilitatea de a vedea toate modificările pe care noi sau colaboratorii noștri le aducem oricărui document, prezentare, slideshow sau desen. Ceea ce e și mai util e că putem reveni oricând la orice versiune anterioară a oricărui fișier. Pentru a vedea istoricul modificărilor trebuie să mergem pe File -> See revisions history. De aici putem vedea versiunile anterioare ale fișierelor, dar și numele persoanelor care au editat fiecare fișier. Modificările aduse apar în conținutul fișierului cu aceeași culoare care apare la numele persoanei care a făcut modificarea. Dacă este necesar, se pot urmări în cele mai mici detalii modificările aduse.
Utilizarea unui clipboard web
Cu ajutorul acestuia se pot transfera date între documente, foi de calcul și slide-uri. Spre deosebire de clipboard-ul din sistemele de operare, acesta poate păstra mai multe elemente simultan și, deoarece este asociat contului de Google Drive, conținutul său poate fi accesat de pe mai multe dispozitive. Pentru a folosi clipboard-ul web, trebuie întâi să selectăm un fragment de text, o imagine, sau altfel de date, apoi să mergem la Edit -> Web clipboard -> Copy to web clipboard. Datele adăugate vor deveni vizibile în Web clipboard menu. Când se adună prea multe, putem să le ștergem dând click pe Clear all items. Ele se vor șterge automat dacă nu sunt accesate timp de 30 de zile.
Publicare pe web
Pentru a publica un document, o foaie de calcul, o prezentare sau un desen, deschidem respectivul fișier, dăm click pe File -> Publish to the Web. În funcție de tipul fișierului, se pot efectua diverse configurări precum dimensiunile imaginilor sau viteza de derulare a unui slideshow. După ce facem toate setările necesare dăm click pe Publish și copiem link-ul care apare. Acest link îl putem trimite tuturor persoanelor care vrem să vadă acel fișier. Putem alege ca fișierul publicat să se actualizeze automat odată cu modificarea celui original. Pentru asta, mergem la File -> Publish to the Web -> Published content & settings. Bifăm căsuța din dreptul „Automatically republish when changes are made”. Pentru a înlătura fișierul publicat, dăm click pe Stop publishing.
.){kind=link}